山東省人力資源社會保障業(yè)務(wù)電子檔案

管理辦法（試行）

 

總  則

 

第一條  為規(guī)范電子檔案管理，明確電子檔案效力，為網(wǎng)上政務(wù)服務(wù)提供支撐，制定本辦法。

第二條  本辦法適用于人力資源社會保障部門、申請人（含公民、法人、其他組織）在業(yè)務(wù)處理過程中產(chǎn)生的電子文件歸檔與電子檔案管理（涉密檔案除外）。

第三條  電子文件是指國家機(jī)構(gòu)、社會組織或個(gè)人在履行其法定職責(zé)或處理事務(wù)過程中，通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、辦理、傳輸和存儲的數(shù)字格式的各種信息記錄。電子文件由內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景組成。

電子檔案是指具有憑證、查考和保存價(jià)值并歸檔保存的電子文件。

第四條  人力資源社會保障部門按照規(guī)范形成的電子檔案與紙質(zhì)檔案具有同等法律效力。

第五條  人力資源社會保障部門辦理公民、法人和其他組織的申請事項(xiàng)時(shí)，可以通過電子檔案管理系統(tǒng)提取、確認(rèn)的證明文件，不再另行要求申請人提供內(nèi)容相同的證明文件。

第六條  通過電子檔案管理系統(tǒng)提取、確認(rèn)的證明文件，視為符合法律、法規(guī)規(guī)定的要求。法律、法規(guī)、規(guī)章另有規(guī)定的除外。

第七條  電子文件歸檔和電子檔案管理工作分工如下:

（一）各級人力資源社會保障部門辦公室負(fù)責(zé)制定電子文件歸檔與電子檔案管理制度，指導(dǎo)業(yè)務(wù)部門提出業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件歸檔功能要求;負(fù)責(zé)電子檔案的保密管理，指導(dǎo)業(yè)務(wù)部門做好電子文件歸檔等工作；負(fù)責(zé)電子檔案歸檔和管理工作的督導(dǎo)檢查。

（二）各級人力資源社會保障部門業(yè)務(wù)處（科）室負(fù)責(zé)電子文件的收集、整理、著錄、移交歸檔等工作，在同級人力資源社會保障部門辦公室指導(dǎo)下做好電子檔案編目、管理等工作。

（三）各級人力資源社會保障部門信息化工作機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)設(shè)立業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件歸檔功能，負(fù)責(zé)電子檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)與應(yīng)用培訓(xùn)，為電子檔案管理提供信息化支持。

第八條  電子文件歸檔與電子檔案實(shí)行全程、集中管理,執(zhí)行規(guī)范的工作程序，采取必要的技術(shù)手段，對全過程實(shí)行監(jiān)控，確保電子檔案的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性與可用性。

 

 電子文件的收集與整理

 

第九條  電子文件及其元數(shù)據(jù)的收集，應(yīng)在業(yè)務(wù)系統(tǒng)辦理過程中完成。業(yè)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)全面、完整地收集電子文件，電子文件內(nèi)容信息與其形成時(shí)的內(nèi)容信息保持一致。

電子文件元數(shù)據(jù)是指描述電子文件和電子檔案的內(nèi)容、背景、結(jié)構(gòu)及其管理過程的數(shù)據(jù)，應(yīng)與電子文件一并收集、歸檔。

第十條  電子文件應(yīng)當(dāng)按照以下要求進(jìn)行整理：

（一）在電子文件擬制、辦理或收集過程中完成分類、排序、命名、期限、存儲等整理活動。

（二）一般以“件”為管理單位整理電子文件，特殊情況下，也可根據(jù)實(shí)際以“卷”為管理單位進(jìn)行整理。

（三）電子文件的排序、分類等執(zhí)行紙質(zhì)文件歸檔整理有關(guān)政策規(guī)定。

（四）歸檔電子文件保管期限分為永久、定期30年或定期10年等，與對應(yīng)歸檔的紙質(zhì)文件檔案保管期限一致。

第十一條  電子文件應(yīng)當(dāng)按照規(guī)則命名，命名規(guī)則應(yīng)體現(xiàn)電子文件與相應(yīng)元數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)，具體要求如下：

（一）采用完整、準(zhǔn)確的電子文件題名命名。

（二）應(yīng)當(dāng)與紙質(zhì)文件名稱一致。

 

 電子文件歸檔范圍

 

第十二條  電子文件歸檔范圍：

（一）反映單位職能活動、具有查考和保存價(jià)值的各類電子文件及其元數(shù)據(jù)。

（二）文書類電子文件歸檔范圍按照《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》等執(zhí)行。

（三）照片、錄音、錄像等聲像類電子文件歸檔范圍參照GB/T 11821，科技類電子文件的歸檔范圍按照GB/T 1822-2008。

（四）各種專業(yè)類電子文件歸檔范圍按照國家相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

第十三條  文書類電子文件中應(yīng)歸檔的元數(shù)據(jù)按照DA/T 46-2009等標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，至少包括：

（一）題名、文件編號、責(zé)任者、日期、機(jī)構(gòu)或問題、保管期限、密級、格式信息、計(jì)算機(jī)文件名、計(jì)算機(jī)文件大小、文檔創(chuàng)建程序等文件實(shí)體元數(shù)據(jù)；

（二）記錄有關(guān)電子文件擬制、辦理活動的業(yè)務(wù)行為、行為事件和機(jī)構(gòu)人員名稱等元數(shù)據(jù)，記錄內(nèi)容包括：發(fā)文的起草、審核、簽發(fā)、復(fù)核、登記、用印、核發(fā)等，收文的簽收、登記、初審、承辦、傳閱、催辦、答復(fù)等。

 

 電子文件歸檔程序

 

第十四條  業(yè)務(wù)處（科）室在歸檔過程中完成電子文件及其元數(shù)據(jù)的清點(diǎn)、鑒定、填寫電子文件歸檔登記表等歸檔工作。

第十五條  業(yè)務(wù)處（科）室根據(jù)同級人力資源社會保障部門辦公室要求清點(diǎn)、核實(shí)電子文件的門類、形成年度、保管期限、件數(shù)及其元數(shù)據(jù)數(shù)量等內(nèi)容。

第十六條  業(yè)務(wù)處（科）室應(yīng)對電子文件的真實(shí)性、可靠性、完整性和可用性進(jìn)行鑒定。

第十七條  業(yè)務(wù)處（科）室將清點(diǎn)、鑒定合格的電子文件及其元數(shù)據(jù)導(dǎo)入電子檔案管理系統(tǒng)預(yù)歸檔庫，自動采集電子文件結(jié)構(gòu)元數(shù)據(jù)，通過計(jì)算機(jī)文件名建立電子文件與元數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)，在管理電子文件及元數(shù)據(jù)過程中記錄登記行為，登記歸檔電子文件。

第十八條  各級人力資源社會保障部門辦公室在業(yè)務(wù)處（科）室配合下依據(jù)清單、鑒定結(jié)果，按批次或歸檔年度填寫電子文件歸檔登記表，完成電子文件的歸檔。

    

 電子文件歸檔時(shí)間與歸檔方式

 

第十九條  業(yè)務(wù)處（科）室應(yīng)及時(shí)將電子文件及元數(shù)據(jù)歸檔，按月、季或半年確定業(yè)務(wù)檔案歸檔周期，最長不超過半年。

第二十條  電子文件及其元數(shù)據(jù)的歸檔應(yīng)當(dāng)基于安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境或?qū)Ｓ秒x線存儲介質(zhì)，采用在線歸檔或離線歸檔方式，通過電子檔案管理系統(tǒng)客戶端或歸檔接口完成。

第二十一條  應(yīng)結(jié)合業(yè)務(wù)系統(tǒng)、電子檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行網(wǎng)絡(luò)環(huán)境以及本單位實(shí)際，確定電子文件及其元數(shù)據(jù)歸檔接口并作出書面說明。

 

 電子檔案的編目

 

第二十二條  業(yè)務(wù)處（科）室應(yīng)當(dāng)對電子檔案與紙質(zhì)檔案進(jìn)行同步整理、審核編制檔號等編目活動。

第二十三條  業(yè)務(wù)處（科）室應(yīng)當(dāng)采用文件級檔號或唯一標(biāo)識符作為要素為電子檔案及其組件重命名，同時(shí)更新相應(yīng)的計(jì)算機(jī)文件名元數(shù)據(jù)。

第二十四條  業(yè)務(wù)處（科）室應(yīng)當(dāng)將電子檔案及其元數(shù)據(jù)、紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)歸入電子檔案管理系統(tǒng)正式庫，并分類、有序地存儲電子檔案及其組件。

第二十五條  應(yīng)對整理階段劃定的電子檔案保管期限與分類結(jié)果進(jìn)行審核和確認(rèn)，對不合理或不準(zhǔn)確的應(yīng)進(jìn)行修正。

第二十六條  應(yīng)在整理審核基礎(chǔ)上，對電子檔案、紙質(zhì)檔案重新排序,并依據(jù)排序結(jié)果編制文件級檔號。

 

 電子檔案的利用

 

第二十七條  電子檔案的提供利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國家相關(guān)保密規(guī)定。

第二十八條   根據(jù)工作崗位、職責(zé)等要求，在電子檔案管理系統(tǒng)為利用者設(shè)置相應(yīng)的電子檔案利用權(quán)限，為相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)設(shè)置電子檔案管理員。

第二十九條  利用者應(yīng)在權(quán)限允許范圍內(nèi)檢索、瀏覽、復(fù)制、下載電子檔案、電子檔案組件及其元數(shù)據(jù)。

第三十條  電子檔案及其元數(shù)據(jù)的離線存儲介質(zhì)不得外借，其使用應(yīng)在檔案部門的監(jiān)控范圍內(nèi)。

第三十一條  對電子檔案采用在線方式提供利用時(shí)，應(yīng)遵守國家有關(guān)信息安全的相關(guān)規(guī)定，從技術(shù)和管理兩方面采取嚴(yán)格的管理措施。 

 

 電子檔案的存儲與備份

 

第三十二條  應(yīng)當(dāng)為電子檔案及其元數(shù)據(jù)的安全存儲配置與電子檔案管理系統(tǒng)相適應(yīng)的在線存儲設(shè)備。

第三十三條  電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)逐級建立文件夾，分門別類、集中有序地存儲電子檔案及其組件，并在元數(shù)據(jù)中自動記錄電子檔案在線存儲路徑。

第三十四條  在線存儲系統(tǒng)應(yīng)實(shí)施容錯(cuò)技術(shù)方案，定期掃描、診斷硬磁盤，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)處置。

第三十五條  結(jié)合單位電子檔案管理和信息化建設(shè)實(shí)際，在確保電子檔案真實(shí)、完整、可用和安全基礎(chǔ)上，實(shí)施電子檔案及其元數(shù)據(jù)、管理系統(tǒng)及其配置數(shù)據(jù)、日志數(shù)據(jù)等備份管理。

 

 電子檔案的移交與銷毀

 

第三十六條  到期電子檔案移交前，應(yīng)進(jìn)行解密審查。電子檔案的解密審查應(yīng)由檔案部門、保密部門共同實(shí)施，必要時(shí)可協(xié)商相關(guān)職能部門。解密審查意見經(jīng)上級領(lǐng)導(dǎo)或主管部門審核、批準(zhǔn)后方可實(shí)施。

第三十七條   保管期限為永久的電子檔案及其元數(shù)據(jù)自形成之日起5年內(nèi)應(yīng)向同級人力資源社會保障部門辦公室移交，移交工作按照《電子檔案移交與接收辦法》和辦公室的要求執(zhí)行。

第三十八條   紙質(zhì)、銀鹽感光材料等各門類傳統(tǒng)載體檔案應(yīng)以數(shù)字副本及其目錄數(shù)據(jù)移交進(jìn)館，以確保移交年度內(nèi)數(shù)字檔案資源的完整性。紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換應(yīng)按照DA/T 31、ISO/TR 13028-2010以及辦公室的要求執(zhí)行。

第三十九條   辦公室應(yīng)根據(jù)本單位檔案保管期限表進(jìn)行電子檔案銷毀鑒定，提出被鑒定對象的續(xù)存或銷毀意見，必要時(shí)可與相關(guān)職能部門協(xié)商。銷毀鑒定意見經(jīng)上級領(lǐng)導(dǎo)或主管部門審核批準(zhǔn)后實(shí)施。電子檔案的銷毀應(yīng)參照國家關(guān)于檔案銷毀的有關(guān)規(guī)定與程序執(zhí)行。

第四十條   應(yīng)從在線存儲設(shè)備、異地容災(zāi)備份系統(tǒng)中徹底刪除應(yīng)銷毀電子檔案，電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)在管理過程元數(shù)據(jù)、審計(jì)日志中自動記錄鑒定、銷毀活動,將被銷毀電子檔案的元數(shù)據(jù)移入銷毀數(shù)據(jù)庫。

第四十一條   應(yīng)銷毀電子檔案的離線存儲介質(zhì)，應(yīng)對其實(shí)施破壞性銷毀。實(shí)施銷毀前，應(yīng)對備份其中的其他電子檔案進(jìn)行離線存儲介質(zhì)的轉(zhuǎn)換。

第四十二條   應(yīng)填寫電子檔案銷毀登記表并歸檔保存。

 

第十章  附  則

 

第四十三條  本辦法由山東省人力資源和社會保障廳負(fù)責(zé)解釋。

第四十四條  本辦法自2019年3月1日起施行，有效期至2021年2月28日。

 

附件：山東省人力資源社會保障業(yè)務(wù)電子檔案技術(shù)規(guī)范

附件     

 

山東省人力資源社會保障業(yè)務(wù)電子檔案

技術(shù)規(guī)范

 

一、規(guī)范性引用文件

山東省人力資源社會保障（以下簡稱“人社”）業(yè)務(wù)電子檔案管理辦法遵循國家信息化建設(shè)的相關(guān)法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。 下列文件對于本文件的應(yīng)用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，僅注日期的版本適用于本文件，凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改版）適用于本文件。

DA/T 1 檔案工作基本術(shù)語

DA/T 6 檔案裝具

DA/T 12 全宗卷規(guī)范

DA/T 13 檔號編制規(guī)則

DA/T 15 磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范

DA/T 18 檔案著錄規(guī)則

DA/T 22 歸檔文件整理規(guī)則

DA/T 28-2002 國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范

DA/T 31 紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范

DA/T 38 電子文件歸檔光盤技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范

DA/T 47 版式電子文件長期保存格式需求

GB/T 2260-2007 中華人民共和國行政區(qū)劃代碼

GB/T 18894-2002 電子文件歸檔與管理規(guī)范

GB/T 27768 社會保險(xiǎn)服務(wù)總則

 GB/T 27769 社會保障服務(wù)中心設(shè)施設(shè)備要求

GB/T 7156-2003文獻(xiàn)保密等級代碼與標(biāo)識

GB/T 9704-2012黨政機(jī)關(guān)公文格式

GB/T 11821-2002照片檔案整理規(guī)范

GB/T 11822-2008科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求

GB/T 12628-2008 硬磁盤驅(qū)動器通用規(guī)范

 GB/T 17678-1999 CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求

GB/T 20988-2007 信息安全技術(shù)信息系統(tǒng)災(zāi)難恢復(fù)規(guī)范

GB/T 26183.1-2010 信息與文獻(xiàn)文件管理過程文件元數(shù)據(jù)第1部分:原則(ISO 23081-1,IDT）

GB/T 29194-2012  電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求

JGJ25 檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范

    二、術(shù)語和定義

下列術(shù)語和定義適用于本文件

1．電子文件

國家機(jī)構(gòu)、社會組織或個(gè)人在履行其法定職責(zé)或處理事務(wù)過程中，通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、辦理、傳輸和存儲的數(shù)字格式的各種信息記錄。電子文件由內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景組成。

2.電子檔案

具有憑證、查考和保存價(jià)值并歸檔保存的電子文件。

3.元數(shù)據(jù)

描述電子文件和電子檔案的內(nèi)容、背景、結(jié)構(gòu)及其管理過程的數(shù)據(jù)。

4.組件

構(gòu)成電子文件、電子檔案且獨(dú)立存在的一個(gè)比特流。

5.真實(shí)性

電子文件、電子檔案的內(nèi)容、邏輯結(jié)構(gòu)和形成背景與形成時(shí)的原始狀況相一致的性質(zhì)。

6.可靠性

電子文件、電子檔案的內(nèi)容完全和正確地表達(dá)其所反應(yīng)的事物、活動或事實(shí)的性質(zhì)。

7.完整性

電子文件、電子檔案的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息齊全且沒有破壞、變異或丟失的性質(zhì)。

8.可用性

電子文件、電子檔案可以被檢索、呈現(xiàn)或理解的性質(zhì)。

9.業(yè)務(wù)系統(tǒng)

形成或管理人社機(jī)構(gòu)活動數(shù)據(jù)的計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)。

示例：就業(yè)和人才服務(wù)系統(tǒng)、人事人才系統(tǒng)、勞動關(guān)系系統(tǒng)、社會保險(xiǎn)系統(tǒng)、網(wǎng)上服務(wù)系統(tǒng)等促進(jìn)人社部門事務(wù)處理的應(yīng)用系統(tǒng)。

10.電子檔案管理系統(tǒng)

對電子檔案進(jìn)行采集、歸檔、編目、管理和處置的計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)。

11.采集

對電子文件、電子檔案進(jìn)行收集和存儲的方法與過程。

12.歸檔

將具有憑證、查考和保存價(jià)值且辦理完畢、經(jīng)系統(tǒng)整理的電子文件向檔案部門提交的過程。

13.移交

按照國家規(guī)定將電子檔案的保管權(quán)移交檔案部門的過程。

14.登記

電子檔案進(jìn)入電子檔案管理系統(tǒng)時(shí)賦予電子檔案唯一標(biāo)識符的行為。

15.轉(zhuǎn)換

在維護(hù)真實(shí)性、完整性和可用性前提下，將電子檔案從一種載體換成到另一種載體或從一種格式轉(zhuǎn)換成另一種格式的過程。

16.遷移

在維護(hù)真實(shí)性、完整性和可用性的前提下，將電子檔案從一個(gè)系統(tǒng)轉(zhuǎn)移到另一個(gè)系統(tǒng)的過程。

三、檔號編制要求

1. 應(yīng)按照DA/T 13-1994 等標(biāo)準(zhǔn)以及電子檔案全程管理要求確定檔號編制規(guī)則。

2. 應(yīng)采用同級國家綜合檔案館檔號編制規(guī)則為室藏電子檔案、紙質(zhì)檔案編制檔號。

3. 檔號應(yīng)能唯一標(biāo)識全宗內(nèi)任一電子檔案或紙質(zhì)檔案。

4. 以檔號作為電子檔案命名要素時(shí)，計(jì)算機(jī)文件名應(yīng)能在計(jì)算機(jī)存儲器中唯一標(biāo)識。

四、電子檔案備份要求

1.電子檔案在線備份與災(zāi)難備份的基本要求如下:

（1）宜采用磁帶備份系統(tǒng)進(jìn)行在線備份，應(yīng)定期對電子檔案及其元數(shù)據(jù)、電子檔案管理系統(tǒng)的配置數(shù)據(jù)和日志數(shù)據(jù)等進(jìn)行全量、增量或差異備份。

（2）電子檔案數(shù)量達(dá)到一定量且條件許可時(shí)，可實(shí)施電子檔案管理系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的熱備份。

（3）本單位建設(shè)災(zāi)難備份中心時(shí)，應(yīng)將電子檔案及其元數(shù)據(jù)、電子檔案管理系統(tǒng)的災(zāi)難備份納入規(guī)劃之中，進(jìn)行同步分析、設(shè)計(jì)和建設(shè)。電子檔案的災(zāi)難備份和災(zāi)難恢復(fù)應(yīng)參照GB/T 20988-2007等標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。

2.電子檔案離線備份的基本要求如下:

（1）應(yīng)采用一次寫光盤磁帶、硬磁盤等離線存儲介質(zhì)，參照GB/T 2828.1-2012、GB/T 12628-2008、GB/T 17678-1999、DA/T 15-1995、DA/T 38-2008等標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施電子檔案及其元數(shù)據(jù)、電子檔案管理系統(tǒng)配置數(shù)據(jù)、日志數(shù)據(jù)等的離線備份。

（2）電子檔案離線存儲介質(zhì)至少應(yīng)制作一套?？筛鶕?jù)異地備份、電子檔案珍貴程度和日常應(yīng)用需要等實(shí)際情況，制作第二套、第三套離線存儲介質(zhì),并在裝具上標(biāo)識套別。

（3）應(yīng)對離線存儲介質(zhì)進(jìn)行規(guī)范管理，按規(guī)則編制離線存儲介質(zhì)編號,按規(guī)范結(jié)構(gòu)存儲備份對象和相應(yīng)的說明文件，標(biāo)識離線存儲介質(zhì)，禁止在光盤表面粘貼標(biāo)簽。

（4）離線存儲介質(zhì)的保管除參照紙質(zhì)檔案保管要求外，還應(yīng)符合下列條件:

  ---應(yīng)作防寫處理。避免擦、劃、觸摸記錄涂層;

  ---應(yīng)裝盒，豎立存放或平放，避免擠壓;

  ---應(yīng)遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場、強(qiáng)熱源，并與有害氣體隔離;

  ---保管環(huán)境溫度選定范圍:光盤17℃-20℃，磁性載體15℃-27℃ ;相對濕度選定范圍:光盤20%-50%，磁性載休40% -60%。具體要求見DA/T 15-1995 、DA/T 38-2008。

（5）應(yīng)定期對磁性載體進(jìn)行抽樣檢測，抽樣率不低于10%;抽樣檢測過程中如果發(fā)現(xiàn)永久性誤差時(shí)應(yīng)擴(kuò)大抽檢范圍或進(jìn)行100%的檢測，并立即對發(fā)生永久性誤差的磁性存儲介質(zhì)進(jìn)行復(fù)制或更新。

（6）對光盤進(jìn)行定期檢測，檢測結(jié)果超過三級預(yù)警線時(shí)應(yīng)立即實(shí)施更新。

（7）離線存儲介質(zhì)所采用的技術(shù)即將淘汰時(shí)，應(yīng)立即將其中存儲的電子檔案及其元數(shù)據(jù)等轉(zhuǎn)換至新型且性能可靠的離線存儲介質(zhì)之中。

（8）確認(rèn)離線存儲介質(zhì)的復(fù)制、更新和轉(zhuǎn)換等管理活動成功時(shí)，再按照相關(guān)規(guī)定對原離線存儲介質(zhì)實(shí)施破壞性銷毀。

五、電子檔案轉(zhuǎn)換或遷移說明

1. 出現(xiàn)以下但不限于以下情況時(shí),應(yīng)實(shí)施電子檔案及其元數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換或遷移:

（1）電子檔案當(dāng)前格式將被淘汰或失去技術(shù)支持時(shí)，應(yīng)實(shí)施電子檔案或元數(shù)據(jù)的格式轉(zhuǎn)換。

（2）因技術(shù)更新、介質(zhì)檢測不合格等原因需更換離線存儲介質(zhì)時(shí)，應(yīng)實(shí)施電子檔案或元數(shù)據(jù)離線存儲介質(zhì)的轉(zhuǎn)換。

（3）支撐電子檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行的操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、臺式計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、磁盤陣列等主要系統(tǒng)硬件、基礎(chǔ)軟件等設(shè)備升級、更新時(shí)，應(yīng)實(shí)施電子檔案管理系統(tǒng)電子檔案及其元數(shù)據(jù)的遷移。

（4）電子檔案管理系統(tǒng)更新時(shí)，應(yīng)實(shí)施電子檔案及其元數(shù)據(jù)的遷移。

2.應(yīng)按照確認(rèn)轉(zhuǎn)換或遷移需求、評估轉(zhuǎn)換或遷移風(fēng)險(xiǎn)，制定轉(zhuǎn)換或遷移方案，對電子檔案及其元數(shù)據(jù)進(jìn)行轉(zhuǎn)換或遷移。

3.應(yīng)在確保電子檔案的真實(shí)、可靠、完整和可用基礎(chǔ)上，參照ISO13008-2012等標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施電子檔案及其元數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換或遷移。

4.應(yīng)在確定轉(zhuǎn)換或遷移活動成功實(shí)施之后，根據(jù)本單位實(shí)際對轉(zhuǎn)換或遷移前的電子檔案及其元數(shù)據(jù)進(jìn)行銷毀或繼續(xù)留存的處置。

5.電子檔案及其元數(shù)據(jù)庫的轉(zhuǎn)換、遷移活動應(yīng)記錄于電子檔案管理過程元數(shù)據(jù)中，并填寫電子檔案格式轉(zhuǎn)換與遷移登記表。

6.重新對經(jīng)過格式轉(zhuǎn)換后的電子檔案及其元數(shù)據(jù)進(jìn)行備份。

六、電子檔案影像技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)

為加強(qiáng)紙質(zhì)檔案的采集標(biāo)準(zhǔn)管理，依據(jù)《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》（DA/T31-2005），山東省人社業(yè)務(wù)檔案資料影像化的事中掃描、事后掃描、歷史檔案影像化加工等所有影像化工作均應(yīng)遵守以下技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)：

1.影像色彩模式

影像色彩模式根據(jù)檔案的不同情況可選擇黑白二值、灰度、彩色幾種模式，選擇原則如下：頁面為黑白兩色，字跡清晰、不帶插圖的檔案，可采用黑白二值模式進(jìn)行掃描；頁面為黑白兩色，但字跡清晰度較差或帶有插圖的檔案，采用灰度模式進(jìn)行掃描；頁面中有紅頭、印章、或插有黑白照片、彩色照片、彩色插圖的檔案，采用彩色模式進(jìn)行掃描。

2.影像分辨率

影像分辨率選擇以圖像清晰為目的，不得低于200dpi。彩色模式下不得低于300dpi。特殊情況下，如文字偏小、密集、清晰度較差等可適當(dāng)提高分辨率。照片以原色彩為準(zhǔn)，采用300-600dpi進(jìn)行掃描。

3.影像質(zhì)量

（1）影像排列順序、文件內(nèi)容應(yīng)與檔案原件保持一致，不得缺頁。

（2）圖像的偏斜度、清晰度、失真度為影像的重要質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。偏斜度要求以達(dá)到視覺上基本不感覺偏斜為標(biāo)準(zhǔn)，圖像方向應(yīng)符合閱讀習(xí)慣，不得倒置；圖像中不得出現(xiàn)黑點(diǎn)、黑線、黑框、黑邊等影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì)。

（3）對大幅面檔案需采用分區(qū)掃描形成多幅圖像的情況，應(yīng)進(jìn)行拼接處理，合并為一個(gè)完整的圖像，保證檔案影像的完整性。

（4）圖像應(yīng)進(jìn)行裁邊處理，去除多余白邊，以有效縮小影像文件容量，節(jié)省存儲空間。

4.影像存儲格式

采用黑白二值模式掃描的圖像文件，一般采用TIFF(G4)格式存儲。采用灰度模式和彩色模式掃描的文件，一般采用JPEG格式存儲。存儲時(shí)壓縮率的選擇，應(yīng)在保證掃描的圖像清晰可讀前提下，盡量減小存儲容量。

圖像存儲可根據(jù)查詢需要組織形成PDF、CED等格式。

5.影像文件命名規(guī)則

紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫中的每一份文件，都有一個(gè)與之相對應(yīng)的唯一檔號，以該檔號為這份文件掃描后的圖像文件命名。

多頁文件采用該檔號建立相應(yīng)文件夾，按頁碼順序?qū)D像文件命名。

七、電子文件歸檔格式

1.電子文件歸檔格式應(yīng)具備格式開放、不綁定軟硬件、顯示一致性、可轉(zhuǎn)換、易于利用等性能，能夠支持同級國家綜合檔案館向長期保存格式轉(zhuǎn)換。

2.電子文件應(yīng)以通用格式形成、收集、歸檔，或在歸檔前轉(zhuǎn)換為通用格式。版式文件格式應(yīng)按照DA/T47-2009執(zhí)行，可采用PDF、PDF/A格式。

3.以文本、位圖文件形成的電子文件應(yīng)按要求歸檔。

4.電子文件及其元數(shù)據(jù)歸檔接口通常包括但不限于以下三種:

（1）webservice歸檔接口。

（2）中間數(shù)據(jù)庫歸檔接口。

（3）歸檔電子文件及其元數(shù)據(jù)的規(guī)范存儲結(jié)構(gòu)。

八、業(yè)務(wù)系統(tǒng)與電子檔案管理系統(tǒng)

1.業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件歸檔功能應(yīng)包含以下幾個(gè)方面：

（1）應(yīng)能按電子檔案歸檔范圍、電子文件收集及管理給出的相關(guān)要求，形成、收集、整理、歸檔電子文件及其元數(shù)據(jù)。

（2）應(yīng)內(nèi)置電子文件分類方案、保管期限表等工具，支持電子文件形成或支持辦理部門完整收集、整理應(yīng)歸檔電子文件及其元數(shù)據(jù)。

（3）應(yīng)能以單個(gè)流式文檔集中記錄電子文件擬制、辦理過程中對其進(jìn)行的全部修改信息。

（4）能按內(nèi)置規(guī)則自動命名、存儲電子文件及其組件，保持電子文件內(nèi)在的有機(jī)聯(lián)系，建立電子文件與元數(shù)據(jù)之間的關(guān)聯(lián)關(guān)系。

（5）能按標(biāo)準(zhǔn)生成電子文件及其元數(shù)據(jù)歸檔數(shù)據(jù)包，或向歸檔接口推送電子文件及其元數(shù)據(jù)。

（6）能對已收集、積累的電子文件的所有操作進(jìn)行跟蹤、審計(jì)。

（7）需通過業(yè)務(wù)系統(tǒng)開展電子檔案管理活動時(shí)，業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子檔案管理功能應(yīng)參照GB/T29194-2012、ISO 16175-3:2010等標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。

2.電子檔案管理系統(tǒng)基本功能應(yīng)包含以下幾個(gè)方面：

（1）電子檔案管理系統(tǒng)基本功能和可選功能應(yīng)參照GB/T 29194-2012、DA/T 31、ISO 13028-2010、 ISO 16175-2:2011等標(biāo)準(zhǔn)以及同級國家綜合檔案館的相關(guān)要求執(zhí)行。

（2）應(yīng)具備電子檔案管理配置功能，包括分類方案管理、檔號規(guī)則管理、保管期限表管理、元數(shù)據(jù)方案管理、門類定義等功能。

（3）應(yīng)具備電子檔案管理功能，包括電子檔案及其元數(shù)據(jù)的采集、登記、分類、編目、命名、存儲、利用、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀、移交、備份、報(bào)表管理等功能。

（4）應(yīng)具備電子檔案安全管理功能，包括身份認(rèn)證、權(quán)限管理、跟蹤審計(jì)、生成固化信息等功能。

（5）應(yīng)具備系統(tǒng)管理功能，包括系統(tǒng)參數(shù)管理、系統(tǒng)用戶和資源管理、系統(tǒng)功能配置、操作權(quán)限分配、事件報(bào)告等功能。

（6）應(yīng)具備各門類紙質(zhì)檔案管理功能，包括對電子檔案和紙質(zhì)檔案同步編目、排序、編制檔號等功能。

（7）應(yīng)具備紙質(zhì)檔案數(shù)據(jù)化以及紙質(zhì)檔案數(shù)字副本管理功能。

3.檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施應(yīng)滿足以下幾個(gè)方面的要求:

（1）檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施和信息安全設(shè)施應(yīng)能保障電子檔案管理系統(tǒng)的正常運(yùn)行，滿足電子文件歸檔與電子檔案管理活動的實(shí)際需求。

（2）應(yīng)為檔案部門配備局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)等網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施，網(wǎng)絡(luò)性能應(yīng)能適應(yīng)各類電子文件、電子檔案傳輸和利用的要求。

（3）應(yīng)配備與電子檔案管理系統(tǒng)以及電子檔案管理需求相適應(yīng)的系統(tǒng)硬件、基礎(chǔ)軟件和存儲、備份等設(shè)備。

（4）應(yīng)配備與電子檔案管理系統(tǒng)相適應(yīng)的安全保障設(shè)施，包括殺毒軟件、防火墻等設(shè)備。

九、電子檔案管理系統(tǒng)安全管理

1.電子檔案管理系統(tǒng)安全管理應(yīng)參照《檔案信息系統(tǒng)安全等級保護(hù)定級工作指南》、涉密計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)分級保護(hù)等規(guī)定執(zhí)行。

2.應(yīng)建立電子檔案管理系統(tǒng)安全管理制度，明確管理職責(zé)和要求，規(guī)范操作行為。

3.電子檔案管理系統(tǒng)以及檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施、信息安全設(shè)施等各種設(shè)備的選型、采購應(yīng)符合國家有關(guān)信息安全和知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)等方面的規(guī)定。

4.支撐電子檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行的網(wǎng)絡(luò)應(yīng)與互聯(lián)網(wǎng)物理隔離，與互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備之間的數(shù)據(jù)傳輸應(yīng)通過一次性寫入光盤實(shí)施。

5.嚴(yán)格管理電子檔案管理系統(tǒng)的專用離線存儲介質(zhì)及共用賬戶,定期查殺病毒，監(jiān)控非授權(quán)用戶的登錄與操作行為。

6.應(yīng)制定并實(shí)施電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)急處置預(yù)案，明確職責(zé)分工和保障措施，建立預(yù)防預(yù)警、應(yīng)急響應(yīng)和獎懲等應(yīng)急處置機(jī)制。

（來源：山東省人力資源和社會保障廳）